Você acabou de criar sua atividade e precisa preencher sua primeira declaração relacionada aos seus compromissos éticos. O formulário está aberto, os campos estão vazios e você não sabe por onde começar. Este guia o acompanhará passo a passo para transformar essa etapa administrativa em uma verdadeira base de credibilidade para sua empresa.
Sistema de provas éticas: o que a norma ESRS G1 muda para uma primeira declaração
Desde a entrada em vigor da diretiva CSRD, a regulamentação europeia exige que as empresas documentem seus compromissos éticos com provas verificáveis, não apenas declarações de intenção.
A norma ESRS G1 Business conduct, aplicável às empresas sujeitas à diretiva CSRD desde 1º de janeiro de 2026, impõe uma lógica de provas documentadas. Na prática, redigir uma carta de princípios não é mais suficiente. Você deve demonstrar que seus compromissos se baseiam em políticas internas, registros de denúncias, dados de compras de fornecedores e decisões de governança rastreáveis.
Para uma primeira declaração, isso significa que é preciso estruturar um sistema de provas desde o início, e não após vários anos de atividade. A norma abrange, no mesmo nível, a cultura empresarial, a luta contra a corrupção, a proteção dos denunciantes, as práticas de pagamento a fornecedores e a influência política.
Antes de preencher qualquer campo, reúna seus documentos existentes: contratos com fornecedores, política de privacidade, procedimento de denúncia interna, se existir. Esses elementos constituirão a base factual da sua declaração. Saber usar o Business Ethique para começar permite justamente mapear esses documentos antes de integrá-los ao formulário.
Declaração ética online: preparar seus dados antes de preencher o formulário
Você tem seus documentos. Agora, como organizá-los para que a declaração faça sentido?
Identificar os quatro pilares a serem preenchidos
A norma ESRS G1 estrutura a declaração em torno de grandes temáticas. Para não se perder, concentre-se em quatro eixos durante sua primeira inserção:
- As políticas de conduta empresarial: você tem um código de conduta, mesmo que seja apenas um documento interno que estabelece suas regras de funcionamento com seus parceiros?
- As práticas de pagamento a fornecedores: prazos médios, condições gerais, eventuais litígios em andamento. Esses dados podem ser encontrados na sua contabilidade ou no seu software de faturamento.
- Os dispositivos de denúncia: se um colaborador ou prestador notar uma violação ética, existe um canal para denunciá-la? Mesmo um e-mail dedicado conta.
- A formação e a conscientização: você informou suas equipes (mesmo uma única pessoa) sobre as regras éticas que você aplica? Um relatório de reunião é suficiente como prova inicial.
Traduzir fatos concretos em respostas declarativas
O clássico erro em uma primeira declaração é responder com intenções. “Pretendemos implementar…” não constitui uma prova. Cada resposta deve se basear em um fato existente, mesmo que modesto.
Por exemplo, se você paga seus fornecedores em até trinta dias, indique isso com a referência das suas condições gerais de venda. Um fato verificável é melhor do que um compromisso futuro.
Plano de ação RSE para começar: os erros que fragilizam uma declaração
Preencher todos os campos não garante uma declaração sólida. Alguns erros são comuns entre os primeiros declarantes.
Confundir estratégia RSE e declaração ética
A estratégia RSE abrange um escopo amplo: pegada de carbono, política social, compromisso social. A declaração ética, no sentido da ESRS G1, concentra-se na conduta empresarial. Misturar os dois dilui seu argumento e complica a verificação.
Mantenha-se no escopo da conduta empresarial durante esta primeira declaração. Você poderá ampliar depois, especialmente se estiver visando um selo RSE ou uma certificação B Corp.
Negligenciar a cadeia documental
Cada afirmação na sua declaração deve remeter a um documento. Sem documento, sem prova. Os novos padrões B Corp aplicados desde 1º de janeiro de 2026 também reforçam essa exigência de governança ética estruturada.
Crie uma pasta digital dedicada com um arquivo por temática. Nomeie-os claramente: “politica-pagamento-fornecedores.pdf”, “procedimento-denuncia-v1.pdf”. Essa rigorosidade economizará tempo durante um eventual auditoria ou renovação.
Verificação e envio da primeira declaração ética
Seu formulário está preenchido e suas provas estão organizadas. Antes de validar, revise três pontos de controle:
- Coerência interna: as respostas não se contradizem de uma seção para outra? Se você declara pagar em até trinta dias, mas suas CGV mencionam sessenta dias, o problema será identificado.
- Exaustividade dos documentos anexados: cada campo que menciona um documento deve realmente ter seu anexo correspondente. Um campo sem justificativa enfraquece o todo.
- Legibilidade para um terceiro: peça para alguém que não conhece sua atividade revisar. Se essa pessoa entender suas respostas sem explicação oral, sua declaração está clara.
Uma vez feitas essas verificações, o envio é uma formalidade. Mantenha uma cópia datada da sua declaração completa e de todos os anexos. Este dossiê se tornará sua referência para a próxima declaração, onde você poderá medir os progressos realizados e ajustar seu plano de ação.
A primeira declaração ética não precisa ser perfeita. Ela deve ser documentada, coerente com suas práticas reais e apoiada em documentos verificáveis. Essa base factual poderá ser enriquecida a cada exercício subsequente.