Hai appena avviato la tua attività e devi compilare la tua prima dichiarazione relativa ai tuoi impegni etici. Il modulo è aperto, i campi sono vuoti e non sai da dove cominciare. Questa guida ti accompagna passo dopo passo per trasformare questo passaggio amministrativo in una vera base di credibilità per la tua azienda.
Sistema di prove etiche: cosa cambia la norma ESRS G1 per una prima dichiarazione
Dall’entrata in vigore della direttiva CSRD, la normativa europea richiede alle aziende di documentare i propri impegni etici con prove verificabili, non solo dichiarazioni di intenti.
La norma ESRS G1 Business conduct, applicabile alle aziende soggette alla direttiva CSRD dal 1° gennaio 2026, impone una logica di prove documentate. In concreto, redigere una carta non è più sufficiente. Devi dimostrare che i tuoi impegni si basano su politiche interne, registri di segnalazione, dati sugli acquisti dai fornitori e decisioni di governance tracciabili.
Per una prima dichiarazione, questo significa che è necessario strutturare un sistema di prove fin dall’inizio, non dopo diversi anni di attività. La norma copre allo stesso modo la cultura aziendale, la lotta alla corruzione, la protezione dei whistleblower, le pratiche di pagamento ai fornitori e l’influenza politica.
Prima di compilare qualsiasi campo, raccogli i tuoi documenti esistenti: contratti con i fornitori, politica sulla privacy, procedura di segnalazione interna se esiste. Questi elementi costituiranno la base fattuale della tua dichiarazione. Sapere utilizzare Business Ethique per iniziare permette proprio di mappare questi documenti prima di integrarli nel modulo.
Dichiarazione etica online: preparare i dati prima di compilare il modulo
Hai i tuoi documenti. Ora, come organizzarli affinché la dichiarazione sia solida?
Identificare i quattro pilastri da compilare
La norma ESRS G1 struttura la dichiarazione attorno a grandi tematiche. Per non perderti, concentrati su quattro assi durante il tuo primo inserimento:
- Le politiche di condotta aziendale: hai un codice di condotta, anche solo un documento interno che stabilisce le tue regole di funzionamento con i tuoi partner?
- Le pratiche di pagamento ai fornitori: tempi medi, condizioni generali, eventuali controversie in corso. Questi dati si trovano nella tua contabilità o nel tuo software di fatturazione.
- I dispositivi di segnalazione: se un collaboratore o un fornitore riscontra una violazione etica, esiste un canale per segnalarlo? Anche un’email dedicata conta.
- La formazione e la sensibilizzazione: hai informato i tuoi team (anche una sola persona) delle regole etiche che applichi? Un verbale di riunione è sufficiente come prova iniziale.
Tradurre fatti concreti in risposte dichiarative
Il classico tranello per una prima dichiarazione è rispondere con intenzioni. “Intendiamo implementare…” non costituisce una prova. Ogni risposta deve basarsi su un fatto esistente, anche modesto.
Ad esempio, se paghi i tuoi fornitori entro trenta giorni, indicatelo con il riferimento delle tue condizioni generali di vendita. Un fatto verificabile è meglio di un impegno futuro.
Piano d’azione RSE per iniziare: gli errori che indeboliscono una dichiarazione
Compilare tutti i campi non garantisce una dichiarazione solida. Alcuni errori si ripetono frequentemente tra i neodichiaranti.
Confondere strategia RSE e dichiarazione etica
La strategia RSE copre un ampio ambito: impronta di carbonio, politica sociale, impegno sociale. La dichiarazione etica, nel senso di ESRS G1, si concentra sulla condotta aziendale. Mescolare i due diluisce il tuo messaggio e complica la verifica.
Rimani nell’ambito della condotta aziendale durante questa prima dichiarazione. Potrai espanderti in seguito, soprattutto se miri a un’etichetta RSE o a una certificazione B Corp.
Trascurare la catena documentale
Ogni affermazione nella tua dichiarazione deve rimandare a un documento. Senza documento, non c’è prova. I nuovi standard B Corp applicati dal 1° gennaio 2026 rafforzano anche questa esigenza di governance etica strutturata.
Crea un dossier digitale dedicato con un file per tematica. Nominali chiaramente: “politica-pagamento-fornitori.pdf”, “procedura-segnalazione-v1.pdf”. Questa rigorosità ti farà risparmiare tempo durante un eventuale audit o un rinnovo.
Verifica e invio della prima dichiarazione etica
Il tuo modulo è compilato e le tue prove sono organizzate. Prima di convalidare, rivedi tre punti di controllo:
- Coerenza interna: le risposte non si contraddicono da una sezione all’altra? Se dichiari di pagare entro trenta giorni ma le tue CGV menzionano sessanta giorni, il problema sarà individuato.
- Completezza dei documenti allegati: ogni campo che menziona un documento deve effettivamente avere il suo documento associato. Un campo senza giustificativo indebolisce l’intero.
- Leggibilità per un terzo: fai rileggere da qualcuno che non conosce la tua attività. Se questa persona comprende le tue risposte senza spiegazioni orali, la tua dichiarazione è chiara.
Una volta effettuati questi controlli, l’invio rimane una formalità. Conserva una copia datata della tua dichiarazione completa e di tutti i documenti allegati. Questo dossier diventerà il tuo riferimento per la dichiarazione successiva, dove potrai misurare i progressi compiuti e aggiustare il tuo piano d’azione.
La prima dichiarazione etica non deve essere perfetta. Deve essere documentata, coerente con le tue pratiche reali e supportata da documenti verificabili. Questa base fattuale potrà essere arricchita ad ogni esercizio successivo.