Sie haben Ihr Unternehmen gerade gegründet und müssen Ihre erste Erklärung zu Ihren ethischen Verpflichtungen ausfüllen. Das Formular ist geöffnet, die Felder sind leer, und Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt, um diesen administrativen Schritt in eine echte Grundlage für die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens zu verwandeln.
System der ethischen Nachweise: Was die Norm ESRS G1 für eine erste Erklärung ändert
Seit Inkrafttreten der CSRD-Richtlinie verlangt die europäische Gesetzgebung von Unternehmen, dass sie ihre ethischen Verpflichtungen mit überprüfbaren Nachweisen dokumentieren, nicht nur mit Absichtserklärungen.
Die Norm ESRS G1 Business conduct, die für Unternehmen gilt, die seit dem 1. Januar 2026 der CSRD-Richtlinie unterliegen, verlangt eine Logik dokumentierter Nachweise. Konkret reicht es nicht mehr aus, eine Charta zu verfassen. Sie müssen nachweisen, dass Ihre Verpflichtungen auf internen Richtlinien, Melderegistern, Daten zu Lieferantenkäufen und nachvollziehbaren Governance-Entscheidungen basieren.
Für eine erste Erklärung bedeutet dies, dass Sie von Anfang an ein Nachweissystem strukturieren müssen, nicht erst nach mehreren Jahren Tätigkeit. Die Norm deckt auf demselben Niveau die Unternehmenskultur, die Bekämpfung von Korruption, den Schutz von Whistleblowern, die Zahlungspraktiken gegenüber Lieferanten und den politischen Einfluss ab.
Bevor Sie ein einziges Feld ausfüllen, sammeln Sie Ihre vorhandenen Dokumente: Lieferantenverträge, Datenschutzrichtlinien, interne Meldungsverfahren, falls vorhanden. Diese Elemente bilden die faktische Grundlage Ihrer Erklärung. Zu wissen, wie man Business Ethique für den Einstieg nutzt, hilft dabei, diese Unterlagen zu kartieren, bevor Sie sie in das Formular integrieren.
Online-Ethische Erklärung: Daten vorbereiten, bevor Sie das Formular ausfüllen
Sie haben Ihre Dokumente. Wie organisieren Sie sie jetzt, damit die Erklärung stimmig ist?
Die vier Säulen identifizieren, die ausgefüllt werden müssen
Die Norm ESRS G1 strukturiert die Erklärung um große Themen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, konzentrieren Sie sich bei Ihrer ersten Eingabe auf vier Achsen:
- Die Richtlinien für die Geschäftstätigkeit: Haben Sie einen Verhaltenskodex, auch nur ein internes Dokument, das Ihre Regeln für die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern festlegt?
- Die Zahlungspraktiken gegenüber Lieferanten: Durchschnittliche Fristen, allgemeine Geschäftsbedingungen, eventuelle laufende Streitigkeiten. Diese Daten finden Sie in Ihrer Buchhaltung oder Ihrer Rechnungssoftware.
- Die Meldesysteme: Gibt es einen Kanal, um einen ethischen Verstoß zu melden, wenn ein Mitarbeiter oder ein Dienstleister einen solchen feststellt? Selbst eine spezielle E-Mail-Adresse zählt.
- Die Schulung und Sensibilisierung: Haben Sie Ihre Teams (auch nur eine Person) über die ethischen Regeln informiert, die Sie anwenden? Ein Protokoll einer Besprechung reicht als erster Nachweis aus.
Konkrete Fakten in deklarative Antworten übersetzen
Die klassische Falle bei einer ersten Erklärung besteht darin, mit Absichten zu antworten. “Wir beabsichtigen, … einzuführen” ist kein Nachweis. Jede Antwort muss auf einem bestehenden Fakt beruhen, auch wenn dieser bescheiden ist.
Wenn Sie beispielsweise Ihre Lieferanten innerhalb von dreißig Tagen bezahlen, geben Sie dies mit dem Verweis auf Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen an. Ein überprüfbarer Fakt ist besser als eine zukünftige Verpflichtung.
CSR-Aktionsplan für den Einstieg: Fehler, die eine Erklärung schwächen
Das Ausfüllen aller Felder garantiert keine solide Erklärung. Einige Fehler treten häufig bei Erstdeklarierten auf.
CSR-Strategie und ethische Erklärung verwechseln
Die CSR-Strategie umfasst ein breites Spektrum: CO2-Fußabdruck, soziale Politik, gesellschaftliches Engagement. Die ethische Erklärung im Sinne von ESRS G1 konzentriert sich auf die Geschäftstätigkeit. Beides zu vermischen verwässert Ihre Aussage und erschwert die Überprüfung.
Bleiben Sie bei dieser ersten Erklärung im Rahmen der Geschäftstätigkeit. Sie können später erweitern, insbesondere wenn Sie ein CSR-Label oder eine B-Corp-Zertifizierung anstreben.
Die Dokumentationskette vernachlässigen
Jede Behauptung in Ihrer Erklärung muss auf ein Dokument verweisen. Kein Dokument, kein Nachweis. Die neuen B-Corp-Standards, die seit dem 1. Januar 2026 gelten, verstärken ebenfalls diese Anforderung an eine strukturierte ethische Governance.
Erstellen Sie einen digitalen Ordner mit einer Datei pro Thema. Benennen Sie diese klar: “politik-zahlung-lieferanten.pdf”, “verfahren-meldung-v1.pdf”. Diese Strenge wird Ihnen Zeit bei einer möglichen Prüfung oder einer Erneuerung sparen.
Überprüfung und Versand der ersten ethischen Erklärung
Ihr Formular ist ausgefüllt und Ihre Nachweise sind sortiert. Bevor Sie bestätigen, überprüfen Sie drei Kontrollpunkte:
- Interne Konsistenz: Widersprechen sich die Antworten nicht von Abschnitt zu Abschnitt? Wenn Sie erklären, dass Sie innerhalb von dreißig Tagen zahlen, Ihre AGB jedoch sechzig Tage erwähnen, wird das Problem erkannt.
- Vollständigkeit der Anlagen: Jedes Feld, das ein Dokument erwähnt, muss tatsächlich sein zugehöriges Dokument haben. Ein Feld ohne Nachweis schwächt das Ganze.
- Lesbarkeit für Dritte: Lassen Sie es von jemandem gegenlesen, der Ihr Unternehmen nicht kennt. Wenn diese Person Ihre Antworten ohne mündliche Erklärung versteht, ist Ihre Erklärung klar.
Sobald diese Überprüfungen abgeschlossen sind, bleibt der Versand eine Formalität. Bewahren Sie eine zeitgestempelte Kopie Ihrer vollständigen Erklärung und aller Anlagen auf. Dieses Dossier wird Ihre Referenz für die nächste Erklärung sein, bei der Sie die Fortschritte messen und Ihren Aktionsplan anpassen können.
Die erste ethische Erklärung muss nicht perfekt sein. Sie muss dokumentiert, konsistent mit Ihren tatsächlichen Praktiken und durch überprüfbare Unterlagen gestützt sein. Diese faktische Grundlage kann bei jeder folgenden Übung erweitert werden.