Das Verfassen eines Schreibens an einen Notar setzt voraus, das richtige Maß an Formalität je nach angestrebtem Ziel zu wählen. Eine Anfrage nach einer Kopie eines Dokuments, eine Erinnerung an ein Nachlassverfahren und eine Inanspruchnahme von Haftung folgen nicht denselben Regeln. Der Unterschied liegt in drei Parametern: dem Ton, den erforderlichen Angaben und der Versandart. Dieser Artikel analysiert diese Unterschiede, um Ihnen zu ermöglichen, jedes Schreiben an die tatsächliche Situation anzupassen.
Vergleich der Arten von Schreiben an einen Notar
Vor dem Verfassen muss die Kategorie des Schreibens identifiziert werden. Die folgende Tabelle klassifiziert die häufigsten Situationen nach ihrem Formalitätsgrad, den beizufügenden Unterlagen und der empfohlenen Versandart.
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| Art des Schreibens | Erwarteter Ton | Beizufügende Unterlagen | Versandart |
|---|---|---|---|
| Anfrage nach Informationen | Kooperativ, neutral | Keine oder Kopie des Ausweises | E-Mail oder einfacher Brief |
| Anfrage nach einer Kopie eines Dokuments | Formal, präzise | Ausweis, Referenzen des Dokuments | Einfacher Brief oder E-Mail |
| Eröffnung eines Nachlasses | Formal | Sterbeurkunde, Ausweis, Familienbuch, Testament falls vorhanden | Empfohlen mit Rückschein |
| Erinnerung an ein Verfahren | Fest, aber höflich | Kopie des ursprünglichen Schreibens, Referenzen des Verfahrens | Empfohlen mit Rückschein |
| Beanstandung von Gebühren | Formal, argumentiert | Kostenvoranschlag oder vorherige erhaltene Informationen, detaillierte Rechnung | Empfohlen mit Rückschein |
| Inanspruchnahme von Haftung | Juristisch, strukturiert | Qualifizierung der Vorwürfe, Chronologie, Beweise | Empfohlen mit Rückschein |
Die Versandart ist ein zuverlässiger Indikator für den Grad des Engagements. Für alle Schritte, die zu einem Rechtsstreit führen könnten, stellt der Versand per Einschreiben mit Rückschein einen rechtlichen Nachweis des Versands dar. Eine einfache E-Mail genügt hingegen für allgemeine Anfragen.
Ein Schreiben an einen Notar Muster, das auf jede Situation zugeschnitten ist, hilft, diese Register nicht zu verwechseln und die Zulässigkeit einer Anfrage nicht zu gefährden.
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Erforderliche Angaben in einem Schreiben an den Notar: Was sich je nach Situation ändert
Alle Schreiben teilen eine gemeinsame Basis: vollständige Kontaktdaten des Absenders, Anrede “Meister” gefolgt vom Namen, eindeutiger Betreff, Datum und Unterschrift. Die Unterschiede treten im Textkörper auf.
Nachlassschreiben
Das Schreiben zur Eröffnung eines Nachlasses muss den vollständigen Namen des Verstorbenen, das Datum und den Ort des Todes sowie die Verwandtschaftsbeziehung angeben. Die Beilagen (Sterbeurkunde, Familienbuch, Testament, falls bekannt) müssen am Ende des Schreibens aufgelistet werden. Das Auslassen auch nur einer dieser Angaben verzögert die Bearbeitung des Verfahrens, da der Notariatsangestellte diese in einem separaten Schreiben anfordern muss.
Beanstandung von Gebühren nach der Gebührenreform
Seit der im Jahr 2023 in Kraft getretenen Reform der Notargebühren müssen Notare eine schriftliche Vorabinformation über die voraussichtlichen Kosten ihrer Dienstleistungen bereitstellen, einschließlich der Einzelheiten zu den Gebühren und Auslagen. Diese Verpflichtung verändert die Formulierung eines Beanstandungsschreibens.
Es wird relevant, im Schreiben das Datum und den Inhalt des Kostenvoranschlags oder der erhaltenen Vorabinformation zu erwähnen. Wenn dieses Dokument nie bereitgestellt wurde, kann das Schreiben ausdrücklich die Übermittlung auf Grundlage dieser Transparenzpflicht anfordern.
- Das Datum des Erhalts des ursprünglichen Kostenvoranschlags (oder dessen Fehlen) und die angegebenen Beträge erwähnen
- Die endgültige Rechnung beifügen und die Abweichungen zeilenweise zwischen dem Voraussichtlichen und dem Fakturierten aufzeigen
- Eine detaillierte schriftliche Antwort innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens anfordern und auf die Pflicht zur Vorabinformation hinweisen
Inanspruchnahme von Haftung
Diese Art von Schreiben unterscheidet sich von einer einfachen Beschwerde. Sie erfordert eine juristische Qualifizierung der vorgeworfenen Tatsachen, eine präzise Chronologie und dokumentierte Beweise. Ein Erinnerungsschreiben mit einer Inanspruchnahme zu verwechseln, schwächt die rechtliche Tragweite des Vorgehens.
In der Praxis muss die Inanspruchnahme das Versäumnis benennen (Beratungsmangel, Fehler im Dokument, schuldhaftes Verzögern), die Schlüsseldaten angeben und die erlittenen Folgen darlegen. Ohne diese Elemente bleibt das Schreiben eine Beschwerde ohne Bedeutung.
Höflichkeitsformeln für einen Notar: die Unterschiede im Register
Die Anrede und die Schlussformel variieren je nach Grad der Vertrautheit und der Art des Schreibens.
- “Meister” gefolgt vom Nachnamen: Standardformel für den ersten Kontakt oder ein formelles Schreiben
- “Lieber Meister”: reserviert für den Austausch, bei dem bereits eine berufliche Beziehung besteht
- “Herr Notar” oder “Frau Notar”: wird als ungenau im protokollarischen Sinne angesehen und sollte vermieden werden
- Standardabschluss: “Ich bitte Sie, Meister, die Ausdruck meiner hochachtungsvollen Grüße zu empfangen”
- Abschluss für Inanspruchnahme: “Ich bitte Sie, Meister, die Ausdruck meiner hochachtungsvollen Grüße zu empfangen”, gefolgt von der Erwähnung “Kopie übermittelt an [zuständige Stelle]”, falls zutreffend
Die Formel “Lieber Meister” ist für ein Beanstandungsschreiben nicht geeignet. Das kooperative Register, das sie impliziert, steht im Widerspruch zu dem festen Ton, der in dieser Art von Vorgehen erwartet wird.
E-Mail oder Postbrief: Auswahlkriterien für das Schreiben an einen Notar
E-Mail hat sich im allgemeinen Austausch mit Notariaten verbreitet. Für eine Anfrage nach Informationen oder den Versand zusätzlicher Unterlagen ermöglicht sie eine schnelle Bearbeitung. Die Struktur bleibt identisch (klarer Betreff, Anrede, prägnanter Text, Schlussformel), aber die Formalität wird leicht gelockert.
Andererseits muss jedes Schreiben mit Beweiswert per Post als Einschreiben versendet werden. Dies gilt für die Eröffnung eines Nachlasses, die Beanstandung von Gebühren und die Inanspruchnahme von Haftung. Eine E-Mail, selbst mit Lesebestätigung, stellt keinen gleichwertigen rechtlichen Beweis dar.
Ein Notar ist an keine gesetzliche Frist zur Beantwortung gebunden. Der übliche Gebrauch sieht die Rückmeldung innerhalb von einigen Wochen vor. Nach Ablauf dieser Frist bleibt eine Erinnerung per Einschreiben, in der das Datum des ersten Versands und die Referenzen des Verfahrens erwähnt werden, das effektivste Mittel. Das systematische Beifügen der Kopie des ursprünglichen Schreibens beschleunigt die Bearbeitung, da das Notariat nicht die Historie recherchieren muss.
Die Wahl zwischen E-Mail und Postbrief hängt daher nicht von einer persönlichen Vorliebe ab. Sie hängt direkt von der Art des Vorgehens und dem erforderlichen Beweisgrad ab. Eine Tabelle wie die oben dargestellte ermöglicht es, in wenigen Sekunden zu entscheiden.